Deelnemersvoorwaarden

Deelnemersvoorwaarden Noordelijke Hike Wedstrijden 2018

Hieronder vind je de deelnemersvoorwaarden voor de Noordelijke Hike Wedstrijden (voorts afgekort tot NHW) van 2018. In deze voorwaarden worden onder andere de regels rondom inschrijving, betaling, annulering en verzekeringen besproken. Lees ze goed door voordat je je inschrijft voor de NHW. Dan kom je niet voor verrassingen te staan.

  1. Algemeen

    • De NHW wordt gehouden op een door de organisatie nader te bepalen locatie en datum. De organisatie maakt ruim van te voren de locatie en datum bekend via de website.
    • Aankomst van de deelnemers op de vrijdag vanaf 19:30 uur. Vertrek van de deelnemers op de zondag om 16:00 uur.
    • Inschrijving voor deelname is mogelijk voor leden van Scouting Nederland.
    • Alle (jeugd)deelnemers en medewerkers zijn geregistreerd lid van Scouting Nederland.
    • De mogelijkheid tot inschrijven is gebonden aan de leeftijd. De organisatie en de hikeleiding van elke hike bepalen de leeftijdsgrenzen.
  2. Inschrijving

    • De inschrijving voor de NHW gebeurt per deelnemer door middel van het online inschrijfformulier, waarbij iedere deelnemer zich individueel inschrijft. De deelnemer is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van alle ingevulde gegevens. Bij deelnemers onder de 18 jaar is de wettelijke vertegenwoordiger verantwoordelijk voor de juistheid van de gegevens.
    • Door inschrijving verklaart de deelnemer, of zijn wettelijke vertegenwoordiger, akkoord te gaan met de deelnemersvoorwaarden.
    • Deelnemers onder de 18 jaar hebben toestemming nodig van hun wettelijke vertegenwoordiger om mee te doen aan de NHW.
    • Het volledig ingevulde online inschrijfformulier in het inschrijfsysteem van de NHW dient uiterlijk 1 week voor aanvang de NHW te zijn verzonden. Na deze datum is inschrijving niet meer mogelijk. Nadrukkelijk geldt voor elke hike echter VOL = VOL! Waar mogelijk geeft het systeem aan wanneer een hike vol is.
    • Bij het inschrijven met een groep is de inschrijving pas definitief als alle groepsleden zich hebben ingeschreven. Dit moet uiterlijk voor de sluiting van de inschrijving. Wanneer na sluiting van de inschrijving blijkt dat de groepsgrootte te klein is voor de gekozen hike volgens de voorwaarden van de hike, kan de inschrijving automatisch komen te vervallen. Hierover informeert de organisatie de deelnemer(s) via e-mail.
    • Na invulling en verzending van het online inschrijfformulier ontvangt de deelnemer automatisch via e-mail een bevestiging van de inschrijving. Als geen bevestiging is ontvangen, kan het zijn dat de inschrijving niet voltooid is. Neem dan contact op met de organisatie van de NHW via het contactformulier op de website.
    • Uiterlijk 1 week voor aanvang van de NHW controleert de organisatie welke hikes door kunnen gaan. Indien een hike niet door kan gaan en overplaatsing naar een andere activiteit niet mogelijk is, annuleert de organisatie de inschrijving kosteloos. Annulering of overplaatsen van deelnemer(s) naar een andere hike vindt plaats in afstemming met de deelnemer(s).
  3. Betaling

    • De bijdrage voor de NHW bedraagt € 27,50 (zegge zevenentwintig euro en vijftig cent) voor deelnemers, en € 22,50 (zegge tweeëntwintig euro en vijftig cent) voor posthouders.
    • In de deelnemersbijdrage zit ontbijt en lunch voor de zaterdag en zondag en het programma voor het weekend inbegrepen. Niet inbegrepen is de zaterdagavond maaltijd (met uitzondering voor medewerkers), het vervoer van deelnemers en/of hun materialen van en naar de NHW locatie en/of eventuele consumpties die aan de bar verkrijgbaar zijn.
    • De deelnemer is verplicht om voor de opening van de NHW de deelnemersbijdrage contant te betalen. Betaling gebeurt bij de hikeleiding van de hike waarvoor de deelnemer zich heeft ingeschreven, of bij de organisatie indien de deelnemer deel uitmaakt van een ondersteunende dienst.
    • Vanaf het moment van inschrijven heeft de deelnemer tot 1 oktober 2018 de tijd om zijn of haar inschrijving kosteloos te annuleren. In het geval van koppels en groepjes geldt deze bedenktijd voor elk koppel- of groepslid afzonderlijk.
    • Bij annulering na deze termijn wordt de volledige deelnemersbijdrage in rekening gebracht.
    • In het geval van annulering bij bijzondere omstandigheden wordt een beslissing over betaling genomen door de organisatie.
    • Indien een hike niet door kan gaan, worden de deelnemers op de hoogte gesteld. Zij krijgen dan een week de tijd om een andere hike te kiezen. Als de deelnemer geen andere keus wil maken, is de annulering kosteloos.
    • In alle andere gevallen wordt een beslissing genomen door de organisatie van de NHW.
  1. Verzekering

    • Voor deelnemers is de collectieve, secundaire ongevallen- en WA-verzekering van Scouting Nederland van kracht. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/financien/verzekeringen.
    • Verlies van, en schade aan materiaal en persoonlijke bagage zijn niet automatisch verzekerd. Meer informatie over verzekeringen is te vinden op https://www.scouting.nl/financien/verzekeringen.
    • Er wordt vanuit gegaan dat elke Nederlandse deelnemer verzekerd is tegen ziektekosten in Europa.
    • De organisatie van de NHW kan niet aansprakelijk worden gehouden voor verlies, schade en/of diefstal aan goederen van deelnemers tijdens de NHW of gedurende de reisdagen.
  2. Overige voorwaarden

    • De NHW heeft het recht om beeldmateriaal dat tijdens de NHW gemaakt wordt, te gebruiken voor publicitaire doeleinden zonder aparte toestemming van de deelnemer.
    • Om de NHW in goede banen te leiden kunnen kampregels niet ontbreken. Vanzelfsprekend verwacht de organisatie van alle deelnemers dat zij zich aan deze kampregels houden. De kampleiding behoudt zich het recht om bij overtreding van deze regels over te gaan tot verwijdering van de betreffende deelnemer(s) van de NHW. Deze deelnemer kan vervolgens geen aanspraak maken op restitutie van de betaalde deelnemersbijdrage. Deelnemers kunnen de kampregels terugvinden in de deelnemersinformatie. De deelnemersinformatie wordt zowel via e-mail als via de website van de NHW verstrekt.
    • Afhankelijk van de aard van de overtreding van de regels kan de organisatie beslissen om deelnemers voor één of meerdere jaren uit te sluiten van deelname aan de NHW.
    • Door inschrijving gaat de deelnemer akkoord met het ontvangen van rechtstreekse e-mail van de NHW zoals nieuwsberichten, brieven en de deelnemersinformatie. Het missen van informatie door het onjuist opgeven of het wijzigen van het e-mailadres is de verantwoordelijkheid van de deelnemer zelf.
    • In alle gevallen waarin deze voorwaarden niet voorzien, beslist de NHW-organisatie.
    • Het is de NHW-organisatie toegestaan om deze deelnemersvoorwaarden aan te passen en/of aan te vullen wanneer verdere aanvulling of verduidelijking noodzakelijk blijkt. Communicatie over de gewijzigde voorwaarden zal dan plaatsvinden via de website van de NHW.

Stichting Noordelijke Hike Wedstrijden
KvK 41012040

Bijgewerkt op 28 augustus 2018.