Privacy

Beleid persoonsgegevens Noordelijke Hike Wedstrijden

Beleid persoonsgegevens Noordelijke Hike Wedstrijden (34.2 KiB)


De organisatie van de Noordelijke Hike Wedstrijden (NHW) ziet het belang in van de bescherming van persoonsgegevens, met name bij jeugdleden. De volgende privacy-verklaring heeft als doel een volledig en eerlijk beeld te geven van de manier waarop gegevens worden verzameld en verwerkt door de organisatie van NHW.

De verwerkingsverantwoordelijke
De organisatie van NHW (hierna: de organisatie) bestaat uit een groep vrijwilligers die zich inzetten om een jaarlijks evenement voor scoutingleden te organiseren. Verschillende mensen binnen deze organisatie hebben beschikking over een beperkte hoeveelheid persoons-gegevens van deelnemers, voor zover van toepassing. Deze mensen noemen we gegevensverwerkers. Namens de organisatie handelt Stichting Noordelijke Hike Wedstrijden (KvK 41012040) als rechtspersoon (hierna: de stichting) en daarmee de uiteindelijke verwerkings-verantwoordelijke. Leden van de organisatie van NHW kunnen niet hoofdelijk aansprakelijk gehouden worden voor de manier waarop gegevens worden gebruikt binnen de organisatie van NHW. We vinden het daarom des te belangrijker dat dit op een juiste en voor deelnemers transparante manier plaatsvindt.

Grond tot verzamelen van gegevens
Om NHW goed te kunnen organiseren, moeten wij gegevens verzamelen en gebruiken van deelnemers. Iedereen die zich aanmeldt voor NHW gaat hier op deze wijze mee akkoord.

Gebruikersgegevens die we verzamelen
Iedereen die zich voor NHW inschrijft, zij het als deelnemer, posthouder of staflid, wordt geregistreerd als gebruiker bij NHW. De registratie als gebruiker impliceert geen lidmaatschap, maar houdt in dat je gegevens voor enige tijd bewaard worden door de organisatie. Dit is noodzakelijk voor de vrijwilligers die de verschillende hikes of stafonderdelen organiseren, maar ook voor deelnemers. Mede om dit systeem transparant te houden zijn de registratie als gebruiker en het aanmelden voor deelname twee aparte handelingen. De volgende gegevens worden bij het registreren van je gevraagd en bewaard:

  • Voornaam en achternaam
  • E-mailadres
  • Scoutinggroep
  • Scouting Nederland Lidnummer
  • Telefoonnummer
  • Telefoonnummer deelnemer (indien anders; Dit is het telefoonnummer waarmee de deelnemer tijdens het kamp bereikbaar is.)
  • Geboortedatum
  • Dieetinformatie, allergieën, informatie mbt medicijnen
  • Informatie contactpersoon:
    • Naam
    • Telefoonnummer: vast en/of mobiel

Tevens wordt bij de inschrijving voor een editie van het evenement de informatie van de inschrijving voor dat jaar bewaard, inclusief moment van inschrijving en het betreffende groepje in een hike of stafonderdeel.
Als het door de organisatie om welke reden dan ook nodig wordt geacht om je niet langer met NHW te laten meedoen, kun je op de zogenaamde zwarte lijst geplaatst worden. In dit geval wordt je registratienummer bewaard en word je hiervan op de hoogte gesteld.
De gegevens kunnen te allen tijde worden aangepast door de gebruiker. Wil je verwijderd worden uit het gebruikersbestand, neem dan contact op met de webmaster (zie Nawoord). Iedereen die 3 of meer edities van NHW niet meegaat als deelnemer, posthouder of staflid wordt automatisch verwijderd uit het gebruikers-bestand.
De gebruikersgegevens zijn toegankelijk voor de administratie van NHW. Voorafgaand aan het evenement worden die gegevens verstrekt aan hikeleiding en coördinatoren van stafonderdelen, die voor hen specifiek van belang zijn, in andere woorden die van de desbetreffende deelnemers of stafleden. Voor nood-gevallen en ongelukken beschikt de medische dienst over de gegevens van alle aanwezigen, deze kunnen worden overgedragen aan hulpdiensten.

Gegevensverwerking door externe partijen
Iedereen die zich registreert wordt opgenomen in de mailinglijst van NHW. Er bestaat tevens een mailinglijst voor besturen en leiding van scoutinggroepen uit Noord-Nederland. Deze mailinglijsten wordt gerealiseerd via MailChimp (mailchimp.com), wat betekent dat je e-mailadres en naam met MailChimp worden gedeeld. De privacyverklaring van MailChimp is te vinden onder: https://mailchimp.com/legal/privacy/. In iedere nieuws-brief die je van NHW ontvangt, is onderin een link te vinden om je uit te schrijven voor de nieuwsbrief.
Voor het bijhouden van statistieken op de website is Google Analytics geïnstalleerd. Dit betekent mogelijk ook dat Google (google.com) je bezoek aan de website van NHW traceert. Wil je niet dat je op het internet gevolgd wordt, schakel dan de instelling “Bescherming tegen volgen” in je webbrowser in of installeer een plug-in voor het blokkeren van deze zogenaamde trackers.

Rechten en keuzes van eigenaren van gegevens
Onder de meest recente verordening gegevens-bescherming (AVG) blijf je eigenaar van de gegevens die van je verzameld worden. Dit betekent dat je, als je dat wilt, de volgende dingen van NHW als organisatie kunt vragen:

  • Het opvragen van welke gegevens de organisatie over jou heeft. *
  • Het laten corrigeren van de informatie die over jou wordt bewaard. *
  • Het laten verwijderen van over jou bewaarde informatie. Dit is niet van toepassing op de zwarte lijst.
  • Het afmelden voor bepaalde zaken, zoals de nieuwsbrief.

Mocht je een van deze acties van de organisatie willen vragen kun je contact met ons opnemen. Zie hiervoor de volgende sectie.
*Deze dingen kun je zelf regelen via het registratie-systeem op https://www.nhw.nl/info/inschrijven-2/.

Nawoord
De organisatie van NHW hoopt met deze verklaring inzicht te geven in het gebruik van gegevens door NHW. Heb je desondanks vragen, suggesties of klachten dan kun je in contact komen met de organisatie via:
E-mail: communicatie@nhw.nl
Website: https://www.nhw.nl/contact/